职场IT应用实战【转载】
职场IT应用实战
引言：弹指一挥间，我们经历了毕业找工作的忙碌和苦涩，同窗好友忍痛离别的场面，在这个季节，我们开始了人生的一种“蜕变”：从学校走向社会，从课堂走进职场。尽管每个人对第一份工作都怀着不同的感情，但希望职业生涯有个良好开端的愿望应该是共同的。
学生们走出校门步入职场，职场新人们陆续走上工作的“舞台”，如何减少工作中的挫折与不适，顺利度过职场“迷茫期”，本文中将初入职场时涉及的IT应用进一步整理，希望能够帮助大家“打通”职场的IT脉络，快速完成角色的“蜕变”，充分体验职场带来的快乐和成就。
迈入“职场”第一步：成为公司一员
作为计算机和网络时代的职场新人，常用的办公用品并不多，无非就是记事本、签字笔什么的，真正重要的物品领用是在设备管理部，因为要在这里领取计算机（整机或配件）、电话等物品（注：部分企业可能还会涉及领用手机、数码产品等，具体情况视工作性质而定），这时，就可以拿出小编给大家提供的表格，将网络管理员交待的各种账号（ERP或OA用户名、域用户、电子邮件等）、局域网设置（IP地址、网关、DNS服务器等）等信息记录在表格上，方便后面使用。
表1：常用信息一览表
电子邮件账户与初始密码 内部服务器访问账号、密码
邮件服务商 POP3 地址 邮件服务商 SMTP 地址
OA或ERP 用户、密码 共享打印机的IP地址
网络工作组信息 Exchange服务器名称
本机 IP地址 域账号、 密码
网关 IP地址 电话或分机号码
DNS 服务器 IP地址 传真机号码
1、安装之前要询问
从设备管理部出来，我们就可以回到自己的办公桌前，需要做的第一件事就是让自己和设备都融入职场这个大环境中，人际关系需要慢慢梳理，但计算机等办公设备要第一时间接入其中。
如果你分配给你的计算机是一台全新的，那么我们就要考虑应该给计算机安装什么样的操作系统，首先我们应该询问一下公司的网络管理员，看看公司对操作系统的选择有无特殊的要求，如果没有的话，常规的选择是Windows XP或Windows Vista，具体的安装需要根据现有的计算机条件而判定。
硬件性能先了解
由于Windows XP对计算机硬件性能的要求并不高，现有的计算机基本都能保证流畅地运行Windows XP。而Windows Vista系统则需要计算机提供更高的硬件支持，因此我们在安装前必须先检查一下自己的计算机是否符合要求。
启动计算机，在启动界面中可以看到自己计算机的CPU和内存大小（如图1，BIOS不同可能显示的信息不同），如果硬盘容量没有显示在该界面的话，可以进入CMOS窗口查看。如果计算机的基本硬件信息满足以下几点：
图1
CPU主频：1 GHz以上；
系统内存：1GB以上；
硬盘容量：超过40 GB；
那么，这台计算机就从硬件条件上满足安装Windows Vista的基本要求了。
2、分区设置为办公
对磁盘分区的操作可以在安装系统时就直接划分分区大小、格式化，也可以先分区、格式化系统分区，等系统安装完成后，再通过“控制面板/管理工具/磁盘管理”工具将剩余的硬盘空间根据需要进行分区、格式化。以安装操作系统前就对硬盘分区、格式化为例，最方便的办法就使用Windows安装光盘自带的分区工具，分区格式的选择可以有NTFS和FAT32（注：大于32GB的分区都必须使用NTFS格式），建议采用NTFS磁盘格式，这样不仅能随意存放超过2G的文件，而且还便于日后充分利用系统的磁盘安全策略，无论是EFS加密、用户权限指派、还是局域网内共享权限策略，都能轻松胜任。
表2：不同使用环境下各类硬盘分区大小建议方案
应用环境 硬盘容量 分区建议（以标称值为例）
普通办公用途 80GB 20 GB（系统）20 GB（程序）15 GB（文档）25 GB（备份）
数据、素材管理 160GB 30 GB（系统）20 GB（程序）50 GB（数据）60 GB（素材）
资料备份管理 250GB 30 GB（系统）20 GB（程序）50 GB（文档）50 GB（图片）100GB（备份）
综合服务器 320GB 40 GB（系统）30 GB（软件）40GB（临时目录）100 GB（各类软件程序）30 GB（部门活动）90GB（备份）
表注：硬盘格式化之后的实际容量受到硬盘容量算法的影响，具体容量要视硬盘品牌、型号以及使用的分区软件来确定，如160GB格式化后只有149GB或者152GB。
接下来，我们只需到网络管理员那里去拿光驱、Windows Vista和杀毒软件安装光盘、产品序列号即可安装系统和杀毒软件了。
提示：如果需要安装双系统或者多系统，如Windows XP+Windows Vista，请一定记住安装的基本原则：一是先安装低版本操作系统、再安装高版本操作系统；二是两个或多个操作系统不要安装到一个磁盘分区中，以避免无法创建开机选单或系统无法使用。如果你领到的是一台有系统的“老”机器，先要问清是否需要保留原系统，如果不是则可根据上面的做法重新安装，如果要保留，则要认真检查硬盘中的文件，及时发现是否有被EFS加密、RAR加密的文件，如果有，上报上级或网管及时处理。
迈出职场第二步：接入内部网
公司里所有的计算机都连接到同一个局域网中，再通过采用工作组或域模式的形式做好内部的部门区分，当系统和安全软件安装完成后，我们就可以接上网线，利用在设备管理部或网络管理员处获得的网络设置表，设置该机位的IP地址或域信息进入局域网了。
先将网线插入办公桌下预定的网络接口中，接着打开“开始”菜单，依次选择“网上邻居/本地连接”的“属性”选项，再双击“此连接使用下列项目”中的“Internet协议（TCP/IP）”选项，在打开的“Internet协议（TCP/IP）属性”窗口中设置相应的IP地址、子网掩码、默认网关和DNS服务器地址（如图2），完成后点击“确定”按钮保存信息。
图2
提示：当我们做好网络相关设置后，如果不能正常连入网络，可以先使用“ping”命令进行网络连接测试，以便准确快速地判断出是那个环节出现了故障。输入“ping 本机IP”，可以验证本机网卡是否正常工作；
输入“ping 网关IP”，可以验证网络线路是否畅通；
输入“ping 任意网站域名（如www.163.com）”，可以验证DNS服务器是否配置正确；
输入“ping 任意域外主机的IP（如202.108.42.72）”，检验从网络内主机向域外主机发送IP包能否送出，可以验证网关配置是否正确。
紧接着，我们就要加入自己部门的工作组或域，右击“我的电脑”选择“属性”菜单，在打开的“系统属性”对话框中选择“计算机名”选项卡，这里可以看到自己的完整计算机名称，再点击“网络ID”按钮启动“网络标识向导”，然后根据向导的提示并结合单位的网络情况（如图3），选择是加入工作组或是加入域（工作组名称、域名称、密码等信息请询问网络管理人员），设置完成后，，你就成为单位局域网的一份子了。
图3
提示：如果是加入域，必须先确认域的存在，并确认域名正确。而且域控制器上必须有你的账号（包括电脑和用户），当通过验证后，才能加入域。
3、自我防护要全面
杀毒软件：计算机中应该安装安全软件是我们的共识，在日常生活中我们可以根据自己的喜好随意给计算机安装，可以选择的杀毒软件也比较多。但是在办公的环境中，我们必须要结合公司的实际情况选择合适的杀毒软件，要考虑到与企业网络安全系统的兼容问题。因此，我们在安装前，一定要询问网络管理员，因为有些公司会采用网络版杀毒软件，接到新机器以后应先咨询网管，然后再来考虑是安装单机版还是网络版。
系统补丁与病毒库：系统、杀毒软件安装完成后，需要立即升级相应的安全补丁、更新病毒库，尤其是Windows操作系统和Office办公软件的补丁。这时，必须确保系统、杀毒软件的自动更新、升级功能已经开启了，同时也可以不定期地使用安全管理工具来搜索、查找系统或软件是否存在漏洞，如果存在漏洞或隐患，就要立即借助安全工具完成更新或修补工作。
以360的漏洞修复功能为例，点击“修复系统漏洞”选项卡，360就会自动扫描系统，如果发现系统漏洞，就会在“待修复漏洞”中列举出漏洞名称和信息，用户只需点击修复漏洞即可自动下载并安装补丁程序；“已修复漏洞”中还可查看前期已修复的漏洞信息。
共享：在公司网络中，同事间共享某个文件，不仅是工作的需要，而且还能增加友谊！但是每个人都会有隐私，为了不让自己成为“玻璃人”，我们可以借助Windows 提供的共享文件夹的两种方法：可以通过计算机上的任何文件夹或公用文件夹共享文件（如图4），只需对共享的文件夹设置共享权限来控制访问者的操作权限。如果只想与本部门内的同事共享，还可以通过给来宾（Guest）账号添加密码的方式来实现。
图4
图5
4、安装驱动找帮手
驱动程序能够让计算机的硬件更好的工作，虽然XP、Vista等操作系统内置了大量的驱动程序，但它们对某些硬件仍然不能很好的支持，此时就需要手动安装驱动程序了。
首先，可使用各种板卡自带的驱动光盘来安装驱动程序，但一定要本着“先主板驱动，再显卡驱动，最后其他板卡”的顺序，这样可避免很多意想不到的麻烦。其次，按照公司的网络配置表调整后登录互联网，到本机配件的各个官方网站（或驱动之家网站）下载并安装最新的驱动程序。
如果你觉得逐一下载安装很麻烦的话，我们可以借助“驱动精灵2008”，让它自动为计算机的各个设备下载安装最合适的驱动程序（如图6），除了替未知设备安装驱动程序外，驱动精灵还能够自动检测驱动升级。同样，对难于在网上找到驱动程序的设备，我们还可使用“驱动精灵”来备份驱动程序，硬件驱动可被备份为独立的文件、Zip压缩包、自解压程序或自动安装程序，系统重装时只需通过驱动精灵备份的自安装驱动程序可自动完成驱动安装过程，双击即可完成硬件驱动安装。当然，我们也可以通过驱动精灵的驱动还原管理界面进行驱动程序还原。
图6
提示：驱动精灵对局域网内共享的网络打印机驱动支持并不是太好，当需要安装网络打印机的驱动时，可先通过该主机的IP地址找到共享的打印机，然后再右击打印机图标，在弹出的右键菜单中选择“连接”选项，系统便会自动安装该打印机的驱动程序。完成了系统、驱动程序的安装以后，可以使用Ghost备份系统分区，一旦系统崩溃了，只要Ghost一下，几分钟以后就能恢复系统，避免重装系统而耽误重要的工作。
迈出职场第三步：搭建办公平台
5、常用软件精心选
由于办公用电脑一般不会配备光驱，那么我们如何安装需要应用程序呢？内部服务器、网络就是我们的软件供应源。
如果需要安装一些常用软件，可先在公司的服务器上找找看。另外，有些软件是可以由网络管理员直接通过网络统一部署的，如Office、杀毒软件、ERP客户端等，你也可以在安装前先询问网络管理员。如果没有，可以首先使用360安全卫士的“装机必备软件”来马上下载（如图7）；如果没有，建议到天极网、华军软件园等大型专业网站去下载，这样可尽量避免捆绑流氓软件的问题。
图7
办公环境常用软件安装推荐列表
办公软件 Office 2007
即时通讯 MSN
网络浏览 IE 7.0
中文输入法 Google输入法
下载工具 网际快车（FlashGet）
压缩工具 WinRAR
图像处理 PhotoShop
文件管理 Total Commander
虚拟光驱 Daemon Tools
桌面搜索 Windows 桌面搜索 (WDS)
桌面辞典 网易有道辞典
刻录工具 Nero
图像浏览 ACDSee
音视频播放 Windows Media Player 11
短信工具 移动飞信2008
木马插件查杀 奇虎360安全卫士
注：杀毒软件请根据公司情况，询问网络管理员。
小技巧：为了减少占用系统分区，如果软件没有明确非得安装到哪个目录中，就尽量不要把它与操作系统安装到同一个分区里，可以把安装目录修改到其他的分区。不过，为了便于修改，可以把默认的“c:\program files……”，只修改盘符，比如变成“e:\program files……”。同理，对于通过应用软件生成的文档，也尽量不要保存在系统分区中。
提示：不论是操作系统的安装，还是驱动程序和应用软件的安装，都要尽量围绕保持系统的稳定做文章，想方设法让系统更加稳定、更加安全。
6、办公软件要适用
对于大型软件如微软的Office 2007办公组件来说，因为它其中涉及多个软件和很多配套工具，所以它的安装选项比较复杂（如图8），办公环境中最常用的有Word、Excel、Outlook和PowerPoint，我们可以根据自己的实际需要安装相应的组件，点击每一个组件选项都会出现一个选单，包括从本机运行、从本机运行全部程序、在首次使用时安装、不安装等，对于需要常用的东西，要选择“从本机运行”，对于根本用不到的程序，则可以选择“不安装”。然后输入安装序列号，一路“下一步”即可。
图8
7、格式转换用插件
由于Office 2007采用了与XML有关的docx、xlsx、pptx等Office 2007专用文件格式，所以使用Office XP或2003用户不能打开这些专用的文件格式。这时，除了可以用Office 2007将文件重新保存成兼容Office 2003的格式以外，我们可以在微软的官方网站上下载文件格式兼容包（FileFormatConverters.exe，版本3.0，大小：27.6 MB），安装该兼容包后，Office XP或2003的用户就可以打开、编辑和保存Office 2007的相关文件了。
另外，由于Pdf格式的文件在网络上传输的便利和安全性，因此，为了方便网络传输以及保护自己的项目知识产权，我们会将制作的Word文档转换成PDF文档。同时，在收集资料时，我们有可能会找到不少PDF文档，并需要在这些PDF文档中提取文字或图片素材。
方案一：如果已经安装了Office 2007，当需要转换或保存到PDF格式时，只要使用Word或Excel打开它，在“另存为”时保存为“PDF或XPS”格式即可（如图9）。
图9
方案二：如果由于机器配置低，还停留在Office2003，推荐使用“TinyPDF”虚拟打印机，只要运行后点击“安装”按钮来自动添加一个打印机设备，最后在调出“打印”界面后将“打印机”切换到“TinyPDF打印机”，点击“确定”按钮后就能获得PDF文件了。
提示：虽然Office 2007取消了最初的直接使用Word打开PDF文件功能，不过我们仍然可以借助ScanSoft PDF Converter for Microsoft Word插件（如图10），通过 Word直接将 PDF 文档转换为Word文档，并且完全保留原来的格式和版面设计。
图10
8、邮件系统先开通
随着“无纸化办公”活动的深入，很多单位在内部联系或通知中广泛使用电子邮件，通过Exchange邮件服务器发送邮件作为相互之间联系的手段，那么我们在设备接入正常的情况下，首先要开通邮件并设置邮件客户端接收来自Exchange邮件服务器的内部邮件。
一般的公司都会有自己的邮件服务器，请先申请开通自己的企业邮箱。由于大家在办公环境中多使用Office组件，这里我们就以Outlook2007为例介绍一下如何设置邮件客户端。这样，日后不仅能方便的管理联系人，而且还能使用任务、提醒等常用的办公功能。
第一次启动Outlook2007时，将自动弹出“添加新电子邮件账户”向导，在“电子邮件服务”窗口中选择“Microsoft Exchange、POP3、IMAP、HTTP”，再在“自动账户设置”窗口中依次输入姓名、电子邮件地址、密码等信息（如图11），确认信息无误后，点击“下一步”按钮就开始自动配置电子邮件服务器设置了，配置通过后点击“确定”回到Outlook主界面，即可完成电子邮件账户的创建了。
图11
提示：如果自动配置失败，还可勾选“手动配置服务器设置或其他服务器类型”，选择“Internet电子邮件”，再根据前面表格中获得的ISP服务商的接收邮件服务器（POP3）和发信邮件服务器（SMTP）地址输入到对应的文本框中，另外，如果你还要设置自己其他的邮件账户时，可在对应的邮箱网页信息中获得POP3、SMTP地址。新的邮件账号创建之后，关闭Outlook（以确保后面的配置工作顺利进行），接着打开“控制面板”，双击“邮件”图标，在弹出的“邮件设置”窗口中点击“电子邮件账户”按钮，窗口切换后依次点击“电子邮件/新建”，启动“添加新电子邮件账户”向导，在“选择电子邮件服务”中选择“Microsoft Exchange、POP3、IMAP、HTTP”，然后勾选“手动配置服务器设置或其他服务器类型”，再选择“Microsoft Exchange”，就可以根据网络管理员提供的服务器名称和用户名配置Exchange服务器和用户账户了（如图12）。
图12
另外，有些单位或部门在日常工作中采用了ERP或OA系统，如果你所在局域网中有这样的系统，那么需要先安装相应的客户端程序，再根据前面表1的信息注册自己的账号、密码，后台管理人员会根据你的职务或需要开通相应的功能或模块供你使用。
9、工作日志来提醒
对于我们这些新人而言，初入职场总要做一些相对琐碎的工作，但是这些繁杂细小的工作总让人感觉应接不暇，其实，我们可以将自己的多项工作先分出轻重缓急，把这些事情罗列出来，安排好提醒的时间，再利用电脑来完成时间的自动提醒功能，这样我们的工作就会更加轻松。
启动Outlook，切换到“日历”窗口，先在日历上选定需要创建工作安排的日期，再依次点击“动作/新建约会”或直接在日期上点击鼠标右键选择“新建约会”，接着在弹出的“约会”窗口中输入需要添加的工作内容（如图13），如周一的晨会或例会等，并设置一个固定的时间提醒，由于晨会或例会是每天或每周都有的任务，我们还可以让系统自动循环提醒，只需点击“重复周期”即可。
图13
除此之外，我们还可以将联系人的电话号码、通信地址、电子邮件等信息统统输入Outlook，不仅可以共享给单位的同事，还可以借助Outlook将他们打印成通讯录，方便外出或出差时随时参考。
提示：除了常用的Outlook以外，Goolge的免费共享在线日历服务同样可以让我们轻松管理各种事项和活动，添加活动和邀请，还可创建一个网页供他人浏览我们的日历。
迈入职场第四步：巧用软件好办公
通常情况下，新人初到公司不会直接负责具体的项目，更多的是做好资料、模板、素材的收集、整理，以及一些数据、文字的录入和打印、复印、扫描、传真、装订的工作，一方面借此熟悉工作流程及办公设备的使用，二来可以锻炼我们的操作能力和团队合作能力，为以后的发展打下基础。这可是融入团队、融洽新老关系的好机会，不可以敷衍了事，一定尽自己的最大努力做的更好。
10、用好Office素材库
办公最讲究效率，要提高效率的方法有很多，借助模板直接创建文件就是一个很好的方法。通过现有的模板文件（如合同样本、会计表格等），即使我们不熟悉文档的格式，也能按照模板的提示快速完成相关文档的创建工作，打个形象的比喻：模板就好比一个有形状的瓶子，我们需要做的就是“按图索骥”，把内容填进去。
Office 2007提供很多精美的模板，以Excel 2007为例，点击“新建”按钮，在弹出的“新建工作簿”窗口左侧列表中分门别类放置了Excel的各式模板，如果你在本机现有模板中没有找到合适的，还可在“Microsoft Office Online”中点选适用的模板（如图14），结合模板文件名及模板描述信息，预览后选择是否下载使用（预览窗口中提供了模板提供者、大小、下载数、评级等信息）。点击“下载”按钮，“确定”接受微软的正版验证之后，就可将模板下载到本地了。下载完成后，该模板会自动启动相应的Excel程序并加载其中，我们只需根据需要填入内容即可。如果以后也想使用这个模板，还可以将下载的模板直接保存在电脑中，依次点击“文件/保存”，在“保存”对话框中输入模板名称，并选择保存为“Excel模板”即可。
图14
提示：Office 2007的模板（尤其是在线的模板）使用最好根据实际需要打开相应的Office程序选择，如文档类模板在Word中查找，表格类模板在Excel中查找，而幻灯片类的演示模板则在PowerPoint中查找。与此类似，我们可以在Office中通过“插入/剪贴画”选项，快速应用软件自带的各种剪贴画放在文档中（如图15），也可打开微软公司的“免费下载剪贴画、照片、动画和声音”网页（http://office.microsoft.com/zh-cn/clipart/default.aspx），下载更多的设计素材来美化或装饰我们的文档和演示片。
图15
另外，如果我们在项目制作过程中还需要收集一些Flash动画或音视频文件时，我们同样可以借助网络搜索到相应的内容，再借助下载工具（如网际快车、迅雷等）把它们下载、插入到项目文档中。
迈入职场第五步：打印也是技术活
办公室中，我们最常用的外设就是打印机，每天都会打印各种各样的文档，可是并不能每人都配备一台打印机，更多的是使用通过网络共享的打印机。前文在驱动安装部分，我们曾经提示过“驱动精灵”对网络打印机的驱动支持不好，那么，我们如何才能使用共享的网络打印机呢？其实也很简单，只需通过IP地址连接到共享有打印机的主机上，右键点击“打印机”图标，在弹出的右键菜单中选择“连接”，系统就会自动提示你是否需要安装该打印机的驱动程序，点击“确定”即可完成该网络打印机的驱动安装。完成后，我们在各种程序的打印设置服务或“开始”菜单的“打印机与传真”窗口中看到这台打印机了。
小技巧：如果需要打印的内容只是文档中的某一部分，而不是一整页，可先在文档里选定需要打印的内容，再在“页面范围”中点选“所选内容”即可只打印被选中部分的内容（如图16）。
图16
另外，在资料的收集整理过程中，我们会编制或创建很多文档或演示文稿，而这些文件又会被要求打印出来反复审核。为了节约用纸，我们应在文档设置时做好排版工作，如采用横版或多列排版等；同时，打印时也要提前设置打印选项，并结合Office软件提供的“打印预览”功能，查看需要打印的内容是否符合要求，再采用一些打印技巧（如“双面打印”、“缩页打印”等）就可以很好的完成打印任务了。
双面打印可以最大化的利用打印纸，不过在进行双面打印的时候有一些事情要注意。为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，需要预留出装订线区域，当文档的装订线设置完毕后，调整一下打印设置就可以对文档进行打印了。
步骤1. 在菜单栏上依次单击“文件/打印”。在“打印”对话框中单击“名称”下拉菜单并从中选择电脑连接的打印机。勾选“页面范围”选项组下的“全部”选项，这样才可以把文档中所有页面中的内容打印出来。
步骤2. 单击“打印”下拉菜单并从中选择“奇数页”选项，这样打印的时候就只打印页数为奇数的页面。单击“确定”按钮后开始打印（如图17），当打印完毕后将打印出来的纸叠好，然后将没有打印的一面再次放入打印机。在放入打印机的时候要注意打印纸放入的方向，否则打印出来的文字会方向不对。
图17
步骤3. 将打印纸再次放入打印机后，在菜单栏上再次依次单击“文件/打印”。参照上面的步骤在“打印”对话框中进行设置，不同的是要在“打印”下拉菜单中选择“偶数页”。单击“确定”按钮开始打印，打印完毕后，按照文稿的顺序将打印纸连接起来就可以了。
提示：双面打印时，还可以使用手动双面打印的方式进行。在“打印”对话框中勾选“手动双面打印”选项后再单击“确定”按钮，这样当在某一页的文字打印完后，会提示你将打印纸取出并换一面放入打印机中。
修订文稿、打印的同时，我们还可以提前将涉及封装用的封条、信封地址批量打印出来，这时只要将客户的姓名、地址、邮编等资料整理到Excel工作表中，然后使用Word的邮件合并功能实施批量打印，就能使整个工作变得轻松简单。
总结：纵观全文，我们大致为职场新人理清了初入职场的IT应用脉络，以及收集了办公环境中可能用到的各种模板、图片素材，目的只有一个，那就是希望通过我们的努力，让众多的新人更快、更好地走过“职场初入期”，快速完成角色的“蜕变”，充分体验职场带来的快乐和成就。
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